현장 노트
성장기 중소기업에서 자주 생기는 승인 공백
직원 수가 30명을 넘기면 창업 초기의 ‘서로 알아서 챙기는’ 방식이 한계에 부딪힙니다. 구매 요청은 현장 팀장이, 대금 지급은 경리가, 거래처 선정은 대표가 따로 처리하면서도 한 장의 승인 기록으로 이어지지 않는 경우가 많습니다.
승인 공백은 대개 악의보다 속도에서 생깁니다. 급한 발주, 대표 부재, 대행 결재가 반복되면 ‘나중에 정리’가 습관이 됩니다. 그 사이 단가 이상, 중복 지급, 재고 불일치가 조용히 쌓입니다.
점검할 때는 규정집보다 실제 전표 흐름을 먼저 봅니다. 최근 한 달 구매·지급 건 중 금액이 큰 열 건을 골라 요청자·승인자·집행자가 분리돼 있는지, 증빙이 같은 날짜에 맞춰 있는지 확인하면 공백이 눈에 들어옵니다.
바로 완벽한 매뉴얼을 쓰기보다, 금액 구간별 최소 승인 인원과 ‘대행 결재 시 사후 확인’ 규칙을 짧게 정하는 편이 실행됩니다. 규칙이 짧을수록 현장 이탈이 줄어듭니다.